¿Es mi empresa digital?
La digitalización está de moda, de hecho lo lleva estando varios años por lo que con seguridad habrás oido hablar sobre ella. Por todo ello solo nos centraremos en analizar el grado de digitalización de cada empresa.
1º
Digitalización Documental
La digitalización es el grado más básico de la gestión electrónica de documentos.
Hoy muchas de las empresas a las que nos dirigimos disponen de una forma, más o menos elegante, de gestionar digitalmente los documentos, siendo capaz de capturar y organizar todos esos documentos físicos de la empresa o, dicho de otra forma, de pasar del escáner a las carpetas del explorador. Si bien en sus inicios estos sistemas supusieron una revolución, a día de hoy existe la tecnología necesaria para combinar estos sistemas con otras soluciones que permiten incrementar el grado de automatización de los procesos transformando en eficientes los procedimientos de trabajo de la empresa.
2º
Gestión Documental Accesible y Colaborativa
No basta con tener digitalizados los documentos, el sistema tiene que ser capaz de hacer que la búsqueda y recuperación de los documentos que se busquen sea ágil, debe facilitar la distribución y la compartición de los mismos entre diferentes usuarios y debe permitir el trabajo colaborativo sobre los mismos.
3º
Definición de procedimientos y flujos de trabajo.
Un paso más en la gestión digital es el poder definir procedimientos y flujos de trabajo al rededor de la vida del documento que permitan automatizar tareas y conocer el estado en el que se encuentra cada uno.
Los gestores documentales modernos tienen módulos adicionales que permiten realizar estas tareas.
4º
Extracción de datos inteligente.
La extracción de datos contenidos en los documentos (ya estén o no estructurados) permite automatizar tareas complejas de indexación de los documentos y de integración con los ERPs de las compañías.
En este sentido, un proyecto muy extendido entre las grandes, y no tan grandes, empresas es la automatización de la gestión de las facturas de proveedores que permite : comprobar la corrección de las facturas, cruzar las líneas de las facturas con las de los albaranes pendientes, extraer toda la información contenida en el documento y ponerla a disposición del ERP para su contabilización automática y del gestor documental para su archivado permanente firmado mediante certificado digital.